Informacje dla klientów i współpracowników

Informacje te przeznaczone są dla podmiotów i osób, z którymi Frigg Systems Sp. z o.o. (dalej: „Frigg Systems”) utrzymuje kontakty w ramach swojej działalności biznesowej.

W związku z zastosowaniem Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej „RODO”) z dnia 25 maja 2018 r., w celu ochrony prywatności osób fizycznych, przejrzystości przetwarzania danych oraz zapewnienia osobom fizycznym większej kontroli nad sposobem, w jaki wykorzystywane są ich dane osobowe, pragniemy by poinfomować Cię o:

1. Frigg Systems w ramach prowadzonej działalności, jako administrator danych, może przetwarzać następujące dane: klientów, kontrahentów, dostawców, w tym potencjalnych dostawców Frigg Systems, partnerów, pracowników, przedstawicieli ustawowych oraz przedstawicieli i pełnomocników takich kontrahentów, w tym osoby kontaktowe wskazane w umowach.
2. Frigg Systems może przetwarzać dane podane bezpośrednio przez klientów i kontrahentów, takie jak: imię i nazwisko, nazwa kontrahenta, adres prowadzenia działalności lub zamieszkania oraz inne adresy do korespondencji; numery ewidencyjne wskazane we właściwych rejestrach; dane kontaktowe (numer telefonu, adres e-mail, inne adresy używane w korespondencji); dane o statusie w strukturze kontrahenta (np. funkcja, stanowisko, zakres uprawnień).
3. Frigg Systems może również pozyskiwać dodatkowe informacje z publicznie dostępnych źródeł, takich jak ogólnodostępne rejestry handlowe (np. CEIDG, KRS) prowadzone na podstawie przepisów prawa, w zakresie ograniczonym do danych ujawnionych w tych rejestrach.
4. Frigg Systems może przetwarzać dane osobowe osób, o których mowa w pkt 1: w sytuacji, gdy osoba, której dane dotyczą, zgodnie z art. 6 sek. 1 lit. a) RODO, każdorazowo wyraził dobrowolną zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych w celach określonych w zgodzie. Frigg Systems przechowuje te dane do czasu wycofania zgody. Informujemy, że zgodę można wycofać w dowolnym momencie, przy czym wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem; w sytuacji, gdy zgodnie z art. 6 sek. 1 świeci b) RODO przetwarzanie tych danych jest niezbędne do wykonania umowy i wykonania obowiązków z niej wynikających (np. imię i nazwisko, dane identyfikacyjne np. numer PESEL, seria i numer dokumentu tożsamości, dane kontaktowe i dane rejestracyjne). Podanie danych niezbędnych do zawarcia umowy lub jej realizacji i rozliczenia jest obowiązkowe. W tym celu Frigg Systems może przetwarzać dane osobowe w okresie obowiązywania takiej umowy, a po jej rozwiązaniu w okresie niezbędnym do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń; jeżeli zgodnie z art. 6 sek. 1 świeci c) RODO, przetwarzanie tych danych będzie niezbędne do wypełnienia obowiązków ciążących na Frigg Systems wynikających z przepisów. Podanie danych jest obowiązkowe, a obowiązek wynika z przepisów prawa. W tym celu Frigg Systems może przechowywać dane przez okres trwania takiego obowiązku (np. dane zawarte na fakturach i dokumentach potwierdzających podjęte czynności i transakcje); jeżeli przetwarzanie danych jest niezbędne do realizacji prawnie uzasadnionych interesów Frigg Systems, w sytuacji, w których interesy te są nadrzędne wobec interesów lub podstawowych praw i wolności osób, których dane dotyczą, zgodnie z art. 6 sek. 1 świeci f) RODO. Takimi prawnie uzasadnionymi interesami są np.: ustalenie, dochodzenie i ochrona roszczeń wynikających z prowadzonej działalności oraz ochrona przed takimi roszczeniami; utrzymywanie bieżących kontaktów i rozliczeń; weryfikacji tożsamości osób działających w imieniu naszych kontrahentów; zapewnienie ciągłości usług Frigg Systems. Frigg Systems może przetwarzać te dane przez okres niezbędny do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.
5. Frigg Systems może ujawnić dane osobowe: podmioty i osoby działające w imieniu i na rzecz Frigg Systems – podwykonawcy Frigg Systems; organy państwowe działające w ramach prowadzonych przez nie postępowań; innym podmiotom, o ile jest to niezbędne do realizacji działań podjętych na żądanie osoby, której dane dotyczą.
6. Ze względu na współpracę z międzynarodowymi partnerami dane mogą być przekazywane również poza EOG. Możliwość taka dotyczy podmiotów obsługujących systemy Frigg Systems, które gwarantują wysoki poziom ochrony danych, wynikający ze stosowania m.in. standardowych klauzul umownych przyjętych przez Komisję Europejską.
7. Osobie, której dane są przetwarzane przez Frigg Systems przysługuje prawo dostępu do treści swoich danych oraz prawo ich sprostowania, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych, prawo wniesienia sprzeciwu, prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na przestrzegania prawa do przetwarzania na podstawie zgody przed jej cofnięciem, zgodnie z art. 15-22 RODO.
8. W celu zapewnienia odpowiedniego poziomu ochrony danych osobowych Frigg Systems umożliwia kontakt pod adresem: gdpr@friggsystems.com .
9. Każdej osobie przysługuje prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego (Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych) w trybie i na zasadach przewidzianych w polskim prawie.